В июне 2015 года Абанскому районному архиву исполнилось 75 лет. Точной даты образования этой сокровищницы истории нет, но есть документ, повествующий о том, что 24-27 июня 1940 года старший инспектор краевого архивного отдела УНКВД Худяков после обследования состояния архивного дела в Абанском районе в акте обследования указал, что «к организации районного архива … приступлено».
Сегодня в штате архива три человека, стаж архивной работы которых составляет от одного до двадцати двух лет: главный специалист Наталья Александровна Солодухина, специалист 1 категории Мария Ивановна Мешкилова и делопроизводитель Татьяна Валерьевна Павлишина, каждый из которых вносит частицу своего труда в сохранение архивного наследия нашего района. Какой они видят свою работу, абанские архивисты рассказали нашей газете.
Н.А. Солодухина: «Мы помогаем людям, и с этим чувством легко работать»
В чём состоит работа архивиста, я узнала, придя работать в архивный отдел администрации района в октябре 1993 года в качестве специалиста по личному составу.
На тот момент в архиве хранилось всего 1097 дел по личному составу, основную часть составляли документы Абанского РОНО – 312 дел, и Управления сельского хозяйства Абанского района – 33 дела.
Сначала мне поручили исполнять социально-правовые запросы, включающие в себя, например, подтверждение права собственности, трудового стажа, выборку по заработной плате. Меня поразил объём запросов: на прием приходило по 4-5 человек в день, столько же еженедельно поступало писем.
В 1995 году большую часть запросов составляли запросы о награждении за труд в годы Великой Отечественной войны, и здесь нельзя было отнестись с равнодушием к бабушке, дрожащим почерком написавшей к нам письмо с просьбой помочь отыскать потерянную награду.
Только придя в архив и столкнувшись с проблемой тех, кто обращается за архивными справками, я стала понимать важность этой работы, важность верно оформленного документа. С тех пор изменилось моё отношение к документам. Появилось понимание того, что в работе с ними нет мелочей, так как от правильного и своевременно оформленного документа зависят благополучие, благосостояние человека, а иногда и его судьба.
Работа архивного отдела разнопланова, одним из самых интересных видов его деятельности является подготовка и проведение выставок, школьных уроков и краеведческих заседаний. Здесь я увидела ещё одну почётную сторону работы архивиста – он не только исполнитель запросов общества, организаций и органов власти, но и проводник в историю.
Ещё хочется сказать, что самая большая награда за нашу работу – это простое, искреннее, человеческое спасибо. Неважно кем оно произнесено: бабушкой, нашедшей сведения о своёй работе, студентом, написавшим курсовую, краеведом, пишущим историю по определенной теме. Самое главное – осознание того, что мы помогаем людям, и с этим чувством легко работать.
Говорят, что архивист – непрестижная профессия. Да, бесспорно, сейчас более престижны маркетологи, офис-менеджеры. В наше время находятся люди, которые, к сожалению, не понимают, что такое архив, и ассоциируют это понятие со складом, хранилищем старых бумаг. Возможно, если бы они ближе познакомились с работой архива, исчез бы этот стереотип. Недаром во все времена за архивы сражались, их спасали от вражеского нашествия, находили в толще погребенных временем городов и называли документальной памятью нации.
Время не стоит на месте и неумолимо бежит, мчится вперед. Естественно, веяния времени проникают и в архив. За последние годы в архивной отрасли произошли значительные изменения.
Принята долгосрочная целевая программа «Развитие архивного дела в Красноярском крае» на 2013-2015 годы, ожидаемым результатом которой должны стать совершенствование взаимодействия в обеспечении сохранности архивных документов, внедрение информационных технологий и расширение доступа для разных категорий пользователей к ретроспективной информации. Абанскому району по вышеназванной программе выделяются краевые деньги на проведение работ по оцифровке заголовков дел и ввод их в программный комплекс «Архивный фонд» (2013 год), на приобретение (замену) стеллажного оборудования (2015 год).
Шагая в ногу со временем, в архиве внедряются новые технологии. С 1995 года для учета архивных фондов используется программный комплекс «Архивный фонд». По стоянию на 1 января 2015 года доля архивных фондов, введенных в ПК «Архивный фонд» от общего количества фондов составило 100 процентов. Занесено в электронный формат 68 % заголовков дел постоянного хранения и документов по личному составу, находящихся на архивном хранении, что позволит в дальнейшем вести автоматизированный поиск информации по заголовкам дел.
В 2012 году установлена программа по обмену электронными документами между муниципальным архивом и отделением Пенсионного фонда по Абанскому району, а с января 2014 года с территориальными отделениями Пенсионного фонда РФ по Красноярскому краю, что сделало обслуживание населения более качественным и доступным, позволило сократить сроки прохождения запросов. В рамках данного соглашения предусмотрено, что при обращении граждан в Пенсионный фонд для начисления пенсии при необходимости подтверждения стажа работы или заработной платы для выполнения данной услуги запрос в архив направляют специалисты Пенсионного фонда по установленным каналам связи. После исполнения запроса архив по тем же каналам связи передает ответ на данный запрос. Таким образом, гражданину предоставляется возможность получить муниципальную услугу без непосредственного обращения в архив.
За 2013 год посредствам данной системы получено и отработано 603 электронных обращений Пенсионного фонда, а за 2014 год – 667.
С 2012 года Установлена и внедряется еще одна программа – «Автоматизированная информационная система «Архив» (АИС «Архив»). Все виды работ по этой программе начинаются с регистрации запроса, и заканчиваются ответом заявителю в автоматизированном режиме. Это дает сегодня возможность быстро получить необходимую информацию, увидеть реальное состояние дел в каждом архиве края.
С 2013 года ведется работа по наполнению БД «Справочник местонахождения документов по личному составу».
2015 год юбилейный для архива. Свое 75-летие Абанский архив встречает с оптимизмом. Несмотря на трудности и проблемы, связанные главным образом с отсутствием свободной архивной полки (загруженность архивохранилища составляет более 100%), его развитие продолжается: пополняется и сохраняется архивный фонд района, граждане и организации получают необходимую документную информацию.
М.И. Мешкилова: «Историю района собирали по крупицам»
Начало моей трудовой деятельности в архиве совпало с большим приемом документов по личному составу (приказы, личные карточки, книги по заработной плате) от организаций-банкротов. Это, в основном, леспромхозы, а затем и сельхозпредприятия района.
На тот момент Абанский архив представлял собой хранилище и небольшой кабинет для специалистов архива, располагавшиеся в здании администрации района. За 2001– 2005 гг. было принято на хранение документов только по личному составу более 8 тысяч единиц. Кроме того, ежегодно велся прием документов постоянного хранения от организаций – источников комплектования. Хранилище не было готово к такому объему приема документов, так как оно уже было заполнено на 100%.
В 2001 г. поступили документы Долгомостовского ЛПХ (2983 единиц хранения). Они были сложены в мешки и коробки, подписанные и обозначенные по девяти лесопунктам. Под временное размещение документов Долгомостовского ЛПХ выделили малый актовый зал администрации района. Коробки и мешки с документами заняли половину зала. И тут же пошли запросы от населения по Долгомостовскому ЛПХ. Приходилось рыться в мешках, выбирать нужные дела, отрабатывать и снова возвращать их в подписанный мешок, чтобы в дальнейшем не возникло путаницы.
Почти одновременно поступили и документы Восточного ЛПХ (218 ед.хр.), то есть уцелевшая их часть после пожара.
Поступившие чуть позже документы Абанского ЛПХ (1041 ед.хр.) временно разместили в пустом кабинете администрации, разложили на полу по годам. Самые востребованные документы – по заработной плате, поступили не обработанные, в ветхом состоянии. По ним тут же пошли запросы от населения, и нам в буквальном смысле приходилось на коленках на полу подбирать по годам нужные дела, затем эту стопку нести в свой кабинет, делать выборку и составлять справку (справки печатались на пишущей машинке). Рабочего времени и рук не хватало, чтобы произвести техническую обработку документов.
И вновь поступление – уже из Она-Чунского ЛПХ – 1590 единиц хранения. Документы разместили в другой части малого актового зала. Поставили столы, на столах горами по хронологии разместили стопками дела. Надо сказать, что документы Она-Чунского ЛПХ поступили на хранение после проведения технической обработки, т.е. более-менее в нормальном состоянии. И снова запросы. И в этом ворохе дел нужно было разобраться и найти нужное.
Это временное размещение документов леспромхозов длилось около двух лет.
В конце 2003 года освободившееся рядом с рабочим кабинетом помещение определили под архивохранилище. В нем соорудили из деревянных досок стеллажи с полками (с узкими проходами из -а нехватки площади), куда и разместили документы леспромхозов. В этом же году в архив добавлена штатная единица делопроизводителя, появилось время для технической обработки документов.
Помимо исполнения запросов социально-правового характера, архивом ведется и работа с организациями – источниками комплектования. Это семинары, методическая помощь, консультации по описанию, проверки состояния архива и делопроизводства, прием документов и т.д. Работаем также в тесном сотрудничестве с краеведами, школами, музеем.
В поиске документов для статей, школьных уроков, выставок иногда находишь настоящий «клад», который приносит столько открытий, удивлений, радости! Но, к сожалению, из-за большого объема ежедневной текучей работы не всегда хватает времени на поиск и исследование документов, тогда сотрудникам архива приходится тратить свободное личное время.
Тем не менее, по документам нашего архива написаны и опубликованы в газете «Красное Знамя» статьи: «Леспромхозы, как и деревья, умирали молча» (История Абанского ЛПХ – отражение подъема и упадка лесной отрасли страны) – май 2004 г.; «Когда-то был самый крупный леспромхоз» (Страницы из истории Долгомостовского ЛПХ) – май 2004 г.; «Детские дома Абанского района. История появления» – июнь 2005 г.; «История развития здравоохранения в районе» (К 100-летию районной больницы) – март 2007 г.; «Из истории земли Абанской: от волости – до района» – апрель 2007 г.; «Живи в веках село родное» (Абану – 250 лет) – июнь 2012 г. А также подготовлены и проведены школьные уроки и заседания с краеведческим клубом «Земляки».
Летят года, меняются условия хранения, условия работы. Деревянные стеллажи заменяются железными, документы помещаются в коробки для более бережного хранения, архив оснащен компьютерами, сканером, ксероксом. Документы заносятся в единую электронную базу. Но никакой прогресс, и никакой электронный носитель не заменит того чувства, которое испытывает работник архива, беря в руки старинный документ. Это необыкновенное трепетное чувство к прошлому, ощущение причастности к истории, событиям десятилетней давности.
Мария Мешкилова.
Т.В. Павлишина: «Труд архивиста кропотливый, бесконечный и очень нужный»
Что такое архив? У каждого человека будет свой ответ на этот вопрос и скорей всего большинство ответит, что это – специальные учреждения, собирающие и хранящие документы. Так думала и я, пока не пришла работать в Абанский муниципальный архив.
За год работы в архиве я поняла, что труд архивиста разноплановый и бесконечный, его можно поделить на четыре направления: прием документов, учет, сохранность и использование архивных документов. В каждом названном направлении применяются свои требования и необходимы определенные отраслевые знания. Многому мне предстоит еще научиться.
Одно из направлений моей работы – исполнение запросов. Из всех уголков района, края и страны к нам поступают самые разные письма и обращения: запросы о заработной плате, о факте работы, о подтверждении льготного стажа, тематические запросы и т.д. Но как найти в хранилище необходимую информацию, где хранится 153 фонда и более 26 тыс. дел!? Это был первый мой вопрос, так как от умения быстро найти нужную информацию зависит скорость исполнения запросов.
Во-вторых, на меня произвели неизгладимое впечатление волостные документы. Каждое дело, как окно в историю района, в историю наших предков. Вчитываясь в строчки выцветших чернил на пожелтевшей бумаге, волей-неволей, как на машине времени, погружаешься в атмосферу далекого времени.
Архив – это бесценный источник, где хранятся уникальные материалы, это важное и нужное учреждение.
